Pracodawcy mają czas do środy na przekazanie PIT-11 pracownikom i urzędom skarbowym. Podstawowy termin na złożenie tej informacji to koniec lutego. Opóźnienie grozi sankcją karną. Grzywna może wynieść np. kilkaset złotych. Jeśli w złożonym dokumencie pojawią się błędy, można je skorygować.

Przedsiębiorcy, którzy nie dokonują rocznego rozliczenia podatku w imieniu swoich pracowników, muszą do końca lutego przekazać im oraz urzędom skarbowym imienne informacje o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za poprzedni rok. Służy do tego formularz PIT-11.

PIT-11 musi trafić do wszystkich pracowników, którzy nie korzystają z możliwości rocznego rozliczenia ich podatku przez pracodawcę.

Te osoby, które przez cały rok pracowały u jednego pracodawcy mogły uniknąć samodzielnego rozliczania podatku dochodowego i składania rocznego zeznania. Rozliczy ich pracodawca, jeśli do 10 stycznia otrzymał oświadczenie na druku PIT-12, w którym została wyrażona taka wola oraz wskazane informacje o niekorzystaniu z ulg i preferencji podatkowych oraz o braku innych dochodów (z wyjątkiem wskazanych w ustawie jak np. ze sprzedaży nieruchomości).

Podatnicy, którzy chcą jednak dokonać samodzielnego rozliczenia potrzebują danych, które pozwolą im na właściwe wypełnienie zeznania. Są to informacje dotyczące w szczególności wysokości osiągniętego przychodu, poniesionych kosztów, uzyskanego dochodu, dochodu wolnego od podatku, czy pobranych zaliczek. PIT-11 zawiera także dane o składkach na ubezpieczenie społeczne, które odlicza się od dochodu oraz na ubezpieczenie zdrowotne, które zmniejszają podatek.